Quando a comunicação é bloqueada, dificultada ou distorcida, pode ter consequências desagradáveis e até perigosas. Empresas necessitam de comunicação eficiente e eficaz para funcionar corretamente. A comunicação eficaz também é um pré-requisito necessário para relações pessoais saudáveis. Um dos problemas típicos de um casamento conturbado é a falta de comunicação.
A comunicação envolve pelo menos duas pessoas, uma mensagem e regras que determinam como essa mensagem é enviada e recebida. Linguistas, semiologistas, cientistas sociais e filósofos da linguagem estudaram diferentes aspectos de como a linguagem e a comunicação funcionam. Um dos filósofos mais influentes é Jürgen Habermas, da Alemanha. Na "Teoria da Ação Comunicativa", Habermas afirma que a linguagem e a ação comunicativa sempre pressupõem uma comunidade de fala ideal. Sempre que uma reivindicação de conhecimento é feita — seja científica, ética ou pessoal/emocional — pressupõe-se que essa reivindicação pode ser sustentada através de argumentos. Em outras palavras, a linguagem e a comunicação são sempre guiadas por uma estrutura argumentativa e lógica. Por outro lado, a comunidade de fala ideal é uma pressuposição teórica. Na realidade, a fala real é distorcida e dificultada em comunidades empíricas de fala por uma variedade de razões.
A comunicação eficaz pode ser dificultada do lado do emissor, do lado do receptor ou na interação entre ambos. Se o emissor está desatento à pessoa ou grupo com quem fala, pode não perceber que sua mensagem não está sendo transmitida eficazmente. Um bom exemplo é a relação professor-aluno em sala de aula. O ensino eficaz requer estar ciente das necessidades e nível de conhecimento do aluno. Um professor desatento não percebe que o aluno não está entendendo o ponto. Se a linguagem é obscura, ambígua e inarticulada, isso também interfere na mensagem.
Barreiras emocionais frequentemente interferem na comunicação. Sentimentos de raiva, hostilidade e ressentimento, por um lado, e sentimentos de alegria e euforia, por outro, podem todos interferir na interpretação correta de uma mensagem. Se você não gosta da pessoa que fala com você, como um chefe ou colega, pode dar uma interpretação tendenciosa à mensagem que está sendo enviada. Se você é apaixonado por um chefe ou colega, pode interpretar suas palavras ou interesse de forma excessivamente pessoal. Toda comunicação tem nuances emocionais e, como consequência, tem o potencial para o tipo de distorção que Habermas discute.
A comunicação entre um emissor e receptor sempre envolve um ato de interpretação por parte de ambos. A interpretação envolve ler sinais não-verbais, como linguagem corporal e tom de voz, bem como sinais verbais. Como consequência, o ato de interpretar a comunicação está sempre sujeito a distorção ou má interpretação. Outra barreira no ato de interpretação é a audição seletiva. Às vezes tendemos a ouvir o que queremos ouvir e ignorar partes desagradáveis ou desinteressantes da mensagem.