Como Manter Registros de Pacientes Precisos

Manter registros médicos precisos é parte essencial do cuidado ao paciente, mas mantê-los precisos e atualizados pode ser desafiador. A própria natureza dos registros torna o rastreamento difícil, e o fato de serem altamente pessoais aumenta o desafio. Felizmente, existem maneiras práticas para consultórios, hospitais e clínicas rastrearem informações com precisão e garantirem que cada paciente receba o cuidado necessário.

Itens Necessários

• Software de banco de dados
• Informações do paciente
• Equipe dedicada
• Treinamento adequado

Instruções

1. Atribua identificador único a cada paciente. Dar a cada paciente número identificador único é a melhor forma de garantir atualização precisa e oportuna. Por segurança, não use o número do Seguro Social. Use código numérico ou alfanumérico único. Outras informações (nome, data de nascimento) devem fazer parte do registro mestre, mas o identificador único deve ser a chave.

2. Use software de banco de dados. Microsoft Access, por exemplo, lida com grandes quantidades de dados complexos, ideal para prontuários eletrônicos. Como faz parte do Microsoft Office, muitos consultórios já o têm. Criar tabela com identificador único, nome, endereço, data de nascimento e outras informações importantes é ótimo começo. Bancos de dados Access podem ser exportados para outros formatos, facilitando compartilhamento com seguradoras, médicos, hospitais. Existem também softwares especializados no mercado com excelentes benefícios para grandes instituições.

3. Treine a equipe adequadamente. Todo software será inútil se a equipe não souber usá-lo. Antes de implementar registros eletrônicos, estabeleça políticas e procedimentos firmes sobre atualização de prontuários. Na maioria dos casos, designe alguns funcionários-chave para inserir e atualizar registros ao longo do dia. Tenha equipe suficiente cross-trained para cobrir doenças e férias, mas limite essa função crítica aos mais qualificados. Tenha instruções escritas detalhadas para todos os responsáveis. Essa documentação também valerá para treinar novos funcionários.

4. Armazenamento online simplifica rastreamento e segurança. Mantendo registros online, provedores garantem precisão dos dados e eliminam papelada que ameaça sufocar o sistema. Dispositivos como smart cards verificam identidade, fornecem informações de medicação e mantêm registro preciso de cirurgias e problemas de saúde passados. Pacientes também podem carregar próprios prontuários eletrônicos em pen drives que interfaceiam com sistemas hospitalares. Esses dispositivos fornecem forma fácil de armazenar e proteger dados vitais, e muitos pacientes já os carregam.

5. Use pulseiras codificadas na admissão. Pacientes recebem pulseiras com código de barras contendo data de nascimento, nome, condição médica atual, histórico, alergias a medicamentos, internações passadas, medicações atuais, cirurgias passadas e outras informações importantes. Equipe pode evitar erros verificando nome completo e data de nascimento antes de qualquer cuidado.