Salute e malattia
Un meeting per investigatori clinici è organizzato dallo sponsor di uno studio clinico per formazione su protocollo e GCP (Good Clinical Practice) e permettere ai partecipanti di porre domande sulla conduzione dello studio. Include tipicamente CRA, CRC, investigatori, monitor medici, quality assurance e senior management. Ecco cosa considerare nella pianificazione.
La location è tutto: Gli sponsor cercano luoghi che gli investigatori abbiano interesse a visitare: Spagna, Portogallo, Las Vegas, Turchia, Parigi, Montreal, Quebec City, ecc. Guardate la lista degli investigatori e dove si trovano. Cercate un luogo centralmente posizionato ma allettante per il gruppo. Se il luogo non è abbastanza interessante, la partecipazione potrebbe essere bassa.
Prenotate stanze adeguate e coordinate trasporti: Poiché lo sponsor paga tutto, non sprecate. Assicuratevi che le persone confermino prima di prenotare stanze. Chiarite che le stanze saranno disponibili solo per chi conferma. Organizzate trasporto andata e ritorno per l'hotel.
Coordinate le presentazioni: Assicuratevi che tutti i relatori inviino le slide in anticipo per revisione. Coordinare la sala con la gestione del centro congressi per illuminazione, spazio e attrezzature funzionanti. Non dimenticate gli handout: i partecipanti apprezzano una copia delle slide per riferimento successivo.
Pasti: Verificate esigenze dietetiche speciali. Non offrite frutti di mare a chi è allergico o cibo cotto in olio di arachidi se alcuni ospiti sono allergici.
Attività post-meeting: Organizzate un tour per i partecipanti e date loro modo di rilassarsi fuori dal meeting. Es: a un meeting in Turchia, lo sponsor organizzò cena in crociera con intrattenimento, tour guidato e tempo libero.
Ambasciatori aziendali: Includete persone che conoscono lo studio clinico. Il loro compito: interagire con gli ospiti e rispondere a domande su protocollo o conduzione dello studio durante cene o altri incontri. Alcuni potrebbero essere timidi a chiedere in forum formali e preferiscono contesti meno intimidatori.
Arrivate presto: Pianificate di arrivare 1-2 giorni prima per assicurarvi che tutto sia in ordine.
Le prime impressioni durano: Se non avete pianificato grandi meeting prima, assumete un'azienda specializzata. Questo serve a impressionare gli investigatori. Se il meeting sembra disorganizzato, potrebbero aspettarsi una gestione dello studio altrettanto disorganizzata e decidere di ritirarsi.
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