Implementazione di una Cartella Clinica Elettronica (EMR): Guida per Professionisti Sanitari

I professionisti sanitari utilizzano le cartelle cliniche elettroniche (EMR) in tutto il mondo. La cartella di un paziente può essere un fascicolo cartaceo o un file elettronico. Una struttura sanitaria o uno studio medico può decidere di convertire i fascicoli cartacei in EMR. Questi file vengono memorizzati su sistemi informatici, chiavette USB o dischi. La transizione dai registri cartacei a un sistema EMR può avvenire agevolmente seguendo alcuni semplici passaggi.

Istruzioni

1. Acquistare un software EMR più adatto alle esigenze dei professionisti sanitari. Il software è disponibile online e presso aziende specializzate. Verificare la compatibilità con il sistema informatico in uso presso la struttura. I sistemi più vecchi potrebbero richiedere aggiornamenti o sostituzioni. Scegliere un software che soddisfi le esigenze dello studio: ad esempio, accesso simultaneo multiutente, facilità d'uso, impostazioni di restrizione dei file. Consultare un rappresentante commerciale per assicurarsi di acquistare il software corretto.
2. Installare il software acquistato nel sistema informatico della struttura. Seguire le istruzioni di installazione incluse. Contattare uno specialista IT per assistenza, se necessario. Effettuare gli aggiornamenti hardware necessari prima dell'installazione per garantire il corretto funzionamento. Dopo l'installazione, testare il programma per verificare che funzioni correttamente; risolvere eventuali bug prima dell'uso in produzione. Impostare le restrizioni necessarie; assegnare agli utenti ID e password temporanee.
3. Formare il personale all'uso corretto del programma EMR prima dell'impiego in ufficio. Dopo l'installazione, tenere una riunione per illustrare il funzionamento. Consegnare ID utente e password temporanee. La formazione può essere anche individuale. Predisporre una scheda di istruzioni breve e chiara a cui i dipendenti possano fare riferimento. Consentire al personale di fare pratica con il programma per garantirne il corretto utilizzo. Dedicare tempo sufficiente all'apprendimento del nuovo sistema prima di usarlo operativamente, per rendere la transizione semplice ed efficiente.
4. Informare i pazienti che lo studio passerà a un sistema EMR prima di iniziare a usarlo. Ciò permette ai pazienti di rimanere informati sulla propria cartella clinica. Avvisarli prima consente di porre domande e esprimere preoccupazioni. Preparare e distribuire opuscoli sulle pratiche di privacy per mantenere la riservatezza dei dati. L'informazione preventiva permette anche di ottenere firme o informazioni aggiuntive necessarie al processo. Le firme dei pazienti potrebbero essere richieste per confermare che sono stati informati dei diritti sulla privacy, o per autorizzare l'inserimento dei loro dati medici nel sistema EMR.
5. Notificare ospedali, altre strutture sanitarie e professionisti (terapisti, farmacisti) della conversione dai fascicoli cartacei a EMR. Ciò consente alle altre strutture che usano EMR di sincronizzarsi e accedere ai file dei pazienti. Potrebbero essere necessari ID utente e password temporanee per tutti i professionisti che richiedono l'accesso. Formare chi non conosce il programma per garantire facilità d'accesso. Fornire opuscoli con istruzioni, limitazioni e restrizioni sul sistema EMR per evitare complicazioni durante l'uso.