Salute e malattia
Le cartelle cliniche includono elementi come anamnesi, esame fisico, referti di laboratorio, farmaci e interventi chirurgici. Mantenere i record in un luogo sicuro per proteggere il paziente è l'aspetto più importante da considerare quando si archiviano le informazioni. Le cartelle cliniche non possono essere rimosse da una struttura se non per ordine del tribunale, citazione o richiesta legale, quindi è essenziale avere i file in un'area sicura e protetta con accesso limitato. I tipi di archiviazione delle cartelle cliniche includono armadietti o stanze chiuse a chiave e computer.
Tradizionalmente, le cartelle cliniche erano tutte su carta e conservate in un archivio. I file cartacei occupano molto spazio richiedendo spazio extra, soprattutto con un grande studio. Nel 2003, l'Health Insurance Portability and Accountability Act ha emanato leggi riguardanti le informazioni sanitarie protette che impediscono a persone non autorizzate di accedere alle cartelle cliniche. Questo richiede di avere un sistema in cui i file sono conservati in un armadietto, stanza o edificio chiuso a chiave con un numero limitato di persone che hanno accesso. Coloro che hanno accesso possono essere tenuti a usare chiavi, passare una tessera ID o inserire un codice su un tastierino per ottenere l'accesso.
La maggior parte degli studi ha software per computer che permette al personale d'ufficio di inserire o scansionare le informazioni del paziente nel sistema o al medico di inserire direttamente da un mini-laptop o altro dispositivo elettronico, limitando l'archiviazione fisica dei file. Le cartelle cliniche devono essere mantenute per circa sette anni, richiedendo grande memoria del computer. È importante avere un sistema per tracciare i record, specialmente quando i file sono divisi tra archiviazione fisica e computer. È anche importante proteggere il sistema con password che vengono cambiate frequentemente e limitare il numero di membri dello staff che hanno accesso alle informazioni.
La spinta più attuale è verso un sistema nazionale standardizzato di cartelle cliniche dove tutti i record di un paziente sono combinati in un database e possono essere accessibili da qualsiasi medico in qualsiasi struttura. Questo tipo di archiviazione delle cartelle cliniche è più sicuro per il paziente grazie a tutto essere in un unico posto. Un medico che accede alle informazioni avrà tutta la vostra storia, referti e farmaci da ovunque siate mai stati in qualsiasi stato, riducendo il potenziale per errori medici. Salvaguardie devono essere in atto per prevenire perdita, distruzione e manomissione delle informazioni.
Questo tipo di archiviazione delle cartelle cliniche, chiamato anche cartella sanitaria portatile, è controllato e mantenuto dal paziente. Il dispositivo può essere qualcosa che portate con voi, come una chiavetta USB, o mantenuto online con un account protetto da password. Tutta la storia medica è raccolta da tutte le fonti in un unico posto importando, scansionando o inserendo dati dal singolo paziente. È importante mantenere queste informazioni accurate e aggiornate per evitare errori medici.
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