Gestire gli arretrati di codifica: Strategie per le organizzazioni sanitarie

Le organizzazioni che forniscono cure critiche sanno che la codifica e la fatturazione medica sono il loro sangue vitale. Per realizzare la loro missione di salvare vite, hanno bisogno di un flusso di cassa buono e costante per mantenere le loro strutture mediche. Anche se lavorano in silenzio e gestiscono solo documenti, i codificatori medici svolgono un lavoro critico in un ospedale. Gli arretrati di codifica sono l'equivalente organizzativo di un'ostruzione arteriosa per un ospedale. Ecco perché, quando gli arretrati diventano seri, si ricorre solitamente a un aiuto esterno per recuperarli. Tuttavia, per decidere come gestire il problema, bisogna conoscerne l'entità.

Metodo basato sul tempo

Uno dei modi più semplici per stimare un arretrato di codifica è guardare da quanto tempo si è in ritardo. Utilizzare un report generato dal sistema di fatturazione per ottenere la media dei dollari totali fatturati al giorno, alla settimana o al mese. Poi determinare esattamente quando è iniziato l'arretrato. Di quanti giorni, settimane o mesi si è in ritardo? Se si sa di essere una settimana indietro nella fatturazione e si fattura in media 2,5 milioni di dollari a settimana, si può ragionevolmente stimare di essere circa 2,5 milioni indietro nella codifica e fatturazione. Diciamo che si è cinque giorni indietro e si fattura in media 500.000 dollari al giorno, si sarebbe nuovamente 2,5 milioni indietro. Questo non è preciso, ma finché non si codifica tutto e si recupera, tutto ciò che si può fare è stimare.

Metodo basato sui fascicoli

A volte si hanno solo pile di fascicoli. Se si è gravemente in arretrato e i sistemi di tracciamento dell'organizzazione non sono all'altezza, potrebbe non essere mai possibile capire quanto si è indietro nella fatturazione. Tutto ciò che si può fare è rimboccarsi le maniche e mettersi al lavoro. In quel caso, un conteggio diretto del numero di cartelle cliniche in attesa di codifica è probabilmente la migliore opzione. Il sistema di fatturazione può dire quanti fascicoli in media si processano per codificatore al giorno. Questo aiuterà a stimare quanto tempo ci vorrà per recuperare o quante persone aggiungere per accelerare il recupero.

Si può anche eseguire un report per la fatturazione media giornaliera. Se si sa che in media si processano 100 fascicoli per persona al giorno, che si hanno due codificatori e si fattura in media 4 milioni di dollari al giorno, si può calcolare che ogni fascicolo vale in media 20.000 dollari di fatturazione. Moltiplicare 20.000 dollari per il numero di fascicoli arretrati, e si ha un'idea approssimativa del valore dell'arretrato di codifica. Naturalmente, questa è una stima molto approssimativa.

Indagine rapida

Se il vostro ospedale utilizza cartelle cliniche e fatturazione informatizzata, potete probabilmente eseguire report per scoprire quante procedure di ogni tipo sono state eseguite in un dato periodo. Ad esempio, potete inventariare il numero di interventi chirurgici eseguiti in una settimana. Potete guardare la media fatturata per ogni tipo di procedura e moltiplicarla per quante di quelle procedure sono state eseguite nel periodo del vostro arretrato. Questo è piuttosto laborioso, perché state cercando la fatturazione media di ogni tipo di procedura e intervento eseguito nella vostra struttura — che è probabilmente vasta. Alla fine, non è garantito che sia più accurato degli altri metodi.