Salute e malattia
L'HIPAA è una legge federale che, tra le altre cose, ha creato ampi diritti di privacy per i pazienti. Anni di revisioni e interpretazioni hanno portato a regole dettagliate su come provider sanitari, assicurazioni, farmacie e altre aziende con accesso a informazioni sui pazienti devono gestire, trasmettere, archiviare e usare i dati - specialmente le cartelle cliniche. La ricetta esatta per la conformità HIPAA varia per tipo di business o istituzione. Tuttavia, i provider sanitari come ospedali, strutture infermieristiche qualificate, centri chirurgici e studi medici hanno più requisiti e quindi più lavoro per raggiungere la conformità.
Studiate la HIPAA Final Security Rule per dettagli su sicurezza dati elettronici e requisiti dei sistemi informativi. Se la vostra struttura o pratica ha informazioni sui pazienti sui computer - sia un solo computer che un'intera rete ospedaliera - dovete rispettare gli standard.
Aggiornate i sistemi per garantire password per ogni utente individuale e firewall rigorosi. I sistemi devono tracciare: chi accede e quando; tentativi di accesso falliti; logout; sequenza di login/logout su ogni terminale. Dovete tracciare le attività di ogni utente in ogni sessione, tracciare azioni degli amministratori di sistema, segnalare immediatamente violazioni alle parti responsabili, usare la più recente tecnologia di crittografia secondo la versione più recente della security rule.
Tenete cartelle e cartelle cliniche cartacee in cartelle chiuse in luoghi designati e sicuri per garantire che solo persone autorizzate possano vederle. Strutture e pratiche gestiscono questo in modi diversi. Alcuni tengono cartelle in luoghi non visibili nelle stanze dei pazienti, altri alle postazioni infermieristiche. Gli studi privati devono assicurarsi che i file vengano riposti non appena medici e infermieri finiscono con loro. Non lasciate mai file su scrivanie, banconi o ovunque incustoditi dove persone non autorizzate possano facilmente vederli e accedervi.
Create regole e policy contro il parlare di pazienti in luoghi e a volumi che permettano a persone non autorizzate di sentire. Mentre HIPAA riconosce che violazioni accidentali per conversazioni ascoltate sono inevitabili, impone comunque che i professionisti medici prendano ogni precauzione per prevenire tale situazione.
Formate lo staff a non discutere mai un paziente o la sua condizione con chiunque tranne il paziente, a meno che non abbiano un'autorizzazione del paziente, procura, documenti di guardian ad litem, o ordine del tribunale in archivio. I professionisti medici possono discutere un caso tra loro, ma mai con terze parti non autorizzate, anche se la persona è un coniuge, figlio o altro parente stretto.
Educate tutti gli utenti delle vostre cartelle cliniche elettroniche e sistemi di billing sulle precauzioni da prendere lavorando sui computer. Devono assicurarsi che gli osservatori non possano vedere i loro schermi mentre lavorano; chiudere i file non appena finiti; disconnettersi ogni volta che si allontanano dai terminali - anche se intendono tornare a breve.
Archiviate vecchi file dei pazienti in contenitori chiusi, sigillati, conservati in luoghi sicuri e asciutti. Se volete distruggere file dopo il periodo legalmente permesso dal vostro stato, prendete misure per assicurare che i file siano distrutti completamente e che nulla di leggibile rimanga.
Coprite ogni riga del foglio firma del vostro studio non appena un paziente ha firmato. Gli studi privati non possono più lasciare clipboard con elenchi di nomi pazienti visibili come una volta. Usate qualcosa che aderisca al foglio firma, come nastro di carta, o oscurate l'informazione così non c'è possibilità che diventi leggibile.
Gestione sanitaria